Dacă ești manager de logistică sau manager într-o companie care deține un depozit, acest articol îți va aduce un plus de cunoștințe pe care nu ai vrea să le ratezi.
Vei afla, până la final:
- De ce majoritatea depozitelor dau greș atunci când vine vorba de gestiunea stocurilor;
- Ce ai de făcut pentru a evita erorile celorlalți;
- Cum poți fi mai bun în ceea ce faci – în plus câștigi acces la multe alte secrete ale managementului eficient.
Dacă ai făcut tot ce ți-a stat în putință ca să îmbunătățești eficiența echipei tale, dacă ai testat mai multe metode de inventariere decât îți poți aduce aminte – și totuși mereu lipsesc sau apar de nicăieri produse, dacă te-ai chinuit cu organizarea stocului în depozitul de care ești responsabil și tot n-ai ajuns la o variantă care să funcționeze, atunci ai ajuns în locul potrivit.
Ești pe cale să primești cele mai importante sfaturi legate de managementul depozitelor.
Este bine cunoscut faptul că lucrul într-un depozit nu e treabă ușoară. Ba chiar, este extrem de solicitant și istovitor, din toate punctele de vedere, mai ales atunci când ești persoana responsabilă de tot ceea ce se întâmplă.
Dacă pentru lucrători, în unele zile, munca poate fi copleșitoare, pentru manageri se poate transforma oricând într-un adevărat calvar. Iar chinul prin care treci nu se sfârșește niciodată de la sine, este necesar să-i dedici nenumărate ore pline de stres și nervi încordați.
Este perfect normal să-ți dorești să scapi de astfel de probleme o dată pentru totdeauna. Mereu apare altceva… Un alt conflict, o altă greșeală, o nouă plângere, o gafă și mai mare – iar pentru toate tu dai socoteală.
Rezolvarea pică inevitabil pe umerii tăi. Ești constant supus acestui du-te-vino care începe să-ți apară fără cale de scăpare.
Dar rezolvarea există.
E acolo.
Trebuie să mai ai doar puțină răbdare. Dacă reușești să treci cu brio peste aceste trei probleme care fac zile fripte oricărui responsabil de logistică, vei vedea cum răsare soarele și pe strada ta.
- Documentarea manuală a stocului și a inventarelor
- Schimbarea rapidă și frecventă a lucrătorilor din depozit
- Dispariția și apariția nejustificată a produselor
Ce este un software de gestiune a inventarului și de ce ai nevoie urgentă de el
Te întrebi dacă și la alții e la fel ca la tine? Am vrea să-ți putem spune că da, însă am minți, iar minciuna nu face parte din intențiile acestui articol.
Este mai ușor să crezi că dificultățile sunt iremediabile, cu toții o facem la un moment dat. Să dai piept cu problema poate fi mai greu decât ai vrea să recunoști, iar drumul spre soluționare pare întotdeauna mai anevoios înainte de a te încumeta să-l parcurgi.
Secretul este să ai încredere în cei care au reușit să facă ceea ce tu ți-ai propus. Nu este nimic special în poveștile lor de succes, decât faptul că s-au avântat spre necunoscut.
Sună clișeic, dar așa este. Necunoscutul nu trebuie să fie înfricoșător, tu îi dai această nuanță. De fapt, în realitate, din necunoscut iau naștere cele mai bune lucruri care se petrec într-o viață de om.
Puține lucruri se întâmplă așa cum ți-ai dori tu dacă le lași să alunece din pură inerție.
Un software de gestiune a stocurilor poate părea o idee complexă pentru o echipă care nu a mai lucrat înainte cu unul.
Mulți devin sceptici și chiar temători încă dinainte de a testa avantajele și dezavantajele unui astfel de sistem. Ceea ce este o greșeală fantastică. Nu poți decide dacă ceva este sau nu benefic pentru tine înainte de a-l fi probat pentru o perioadă de cel puțin câteva săptămâni.
Poate fi dificil să-i faci pe toți să se obișnuiască cu noul mod de lucru, cu completarea digitală a datelor, cu automatizarea activităților pe care le îndeplineau zilnic, însă ceea ce contează este ca, în cele din urmă, efortul să fi meritat.
Tu îi poți convinge să încerce, apoi software-ul le va demonstra că ai luat cea mai bună decizie. În cel mai rău caz, vor regreta că nu au încercat mai devreme. Reticențele vor dispărea și vor fi gata să admită că ai avut dreptate.
Ține minte însă că teama colegilor tăi nu este complet nejustificată. Sunt o mulțime de software-uri care mai mult te încurcă decât te ajută, care dau bătăi de cap celor mai puțini pricepuți într-ale tehnologiei, făcând integrarea lor aproape imposibilă din cauza interfețelor greoaie și deloc prietenoase.
Sfatul nostru este să cauți varianta cea mai bună, platforma cea mai simplă și ușor de utilizat astfel încât echipa ta să nu întâmpine niciun obstacol în acomodarea cu un flux de lucru automatizat.
Un astfel de software este menit să le facă viața mai ușoară, iar când își vor da seama de asta, îți vor mulțumi pentru sugestie.
Arată-le cât de mult timp liber vor avea datorită automatizării, cât de ușor este să introduci datele în aplicație, cât de puține încurcături și certuri vor mai apărea, iar decizia o vor lua de unii singuri.
Avantajele unui software de gestiune a stocurilor:
- Mai puțin timp pierdut cu inventarele
- Fără comenzi ratate sau livrări greșite
- Fără sarcini repetate
- Fără ore suplimentare
- Fără clienți furioși și șefi nemulțumiți
Cum să te descurci cu rotația constantă a oamenilor din depozit
Pentru că în depozitul tău oamenii se schimbă mai tot timpul, poate fi greu să stabilești un ritm de lucru.
De cele mai multe ori, așa cum este de așteptat, armonia se clatină atunci când o persoană nouă apare în peisaj sau atunci când un lucrător priceput – ori unul care de-abia prinsese mersul lucrurilor – este nevoit să plece.
Problema și mai mare este timpul de inducție alocat fiecărui nou lucrător. Poate dura foarte mult până ce acesta este pus la curent cu toate atribuțiile pe care le va avea și, de asemenea, cu cerințele și standardele companiei.
Cum poți evita procesul greoi de inducție a noilor angajați?
În mod clar, rotația lucrătorilor din depozite nu va înceta prea curând, de fapt, nu va înceta niciodată. Nu ai nimic altceva de făcut decât să te descurci cu ea în cel mai simplu mod posibil.
Ar fi ideal să găsești o soluție prin care toți angajații să aibă acces la informațiile necesare, oricând, de oriunde.
Un sistem inteligent de stocare a datelor clienților, cât și de procesare a comenzilor pe care aceștia le plasează ar ușura considerabil familiarizarea noilor angajați cu afacerile companiei.
Acordă-i o șansă, există un motiv întemeiat pentru care marile businessuri le-au inclus în fluxul lor de lucru.
Cum să pui capăt produselor rătăcite sau apărute de nicăieri
Poate că cea mai gravă problemă care apare în cadrul unui depozit, indiferent de mărimea acestuia, este dispariția produselor.
Fie că vorbim despre un plus sau despre un minus de produse, ambele situații sunt la fel de serioase și creează neplăceri inimaginabile.
Dacă stocul faptic este fie și numai puțin diferit de cel scriptic, acest lucru sugerează neajunsuri mari în interstițiile departamentului.
Știi mai bine decât oricine că un astfel de dezechilibru se produce doar atunci când au fost încurcate comenzi, planul de organizare a stocurilor nu a fost respectat, ori, deși n-ai vrea să fie adevărat, produsele au fost sustrase în lipsa ta.
Poate deveni mai mult decât neplăcut să aduci în discuție un asemenea incident însă evitarea lui cauzează o mare deficiență întregii afaceri.
Dacă un produs se află încă în depozit în momentul în care ar fi trebuit să fie deja în mâinile clientului, răul s-a produs.
Ce înseamnă asta? Că i-a fost livrat un alt produs, sau că nu i-a fost livrat vreunul. N-ai putea spune care variantă este mai supărătoare. Iar ca să afli ce s-a întâmplat cu adevărat, trebuie să aștepți ca cineva să facă o plângere.
Nu ar fi mai bine dacă furia usturătoare a clienților ar fi evitată? Să nu le răspunzi la telefon nu este o opțiune, atâta timp cât îți dorești să le recâștigi încrederea… în speranța că poate vor reface comanda și nu vor mânji numele companiei pe oriunde merg pentru următoarele două săptămâni.
Ceea ce poți face este să monitorizezi stocul ca un expert. Până și cei mai buni au nevoie de un ajutor, de un as în mânecă care să-i plaseze cu un pas înaintea tuturor.
Poate părea că depozitele gigantice ale marilor companii au vreun secret bine păstrat datorită căruia funcționează ca unse. În realitate, lucrează cu aceiași oameni, aceleași rafturi, poate chiar aceleași produse ca și tine. Ce face diferența?
Aportul tehnologic. Cineva de acolo și-a dat seama că fără noile tehnologii nu pot face față. Deși întâmpinată adeseori cu rezistență, tehnologia face parte din viețile noastre și nu o mai putem evita, mai ales atunci când aceasta nu face nimic altceva decât să ne ajute să prosperăm.
Regulile se aplică tuturor, indiferent de natura companiei
Te gândești că depozitul pe care îl coordonezi nu se compară nici de departe cu cel al celor de la eMAG, de pildă?
Nu contează. Tocmai tu ai mai multă nevoie de a pune lucrurile în ordine. O eroare de genul s-ar putea să nu-i coste nimic, pe când pentru tine ar putea însemna picătura care a umplut paharul.
Nu uita că, în majoritatea cazurilor, astfel de situații se termină în faliment. Nu ai vrea să fii responsabil pentru un asemenea scenariu dezastruos.
De unde știm toate acestea?
Am studiat. Am analizat cu mare atenție ceea ce fac și ceea ce spun companiile de succes și cei care le-au adus în stadiul acesta.
Curând, ne-am dat seama că… multe dintre ele oferă aceleași sfaturi. Ar fi o prostie să nu încerci măcar să le urmezi exemplul. Noi am făcut-o și funcționează. Diferențele sunt vizibile, dacă ai încredere în proces.
Iată câteva dintre ideile lui Jeff Bezos, unul dintre cei mai bogați oameni din lume, fondatorul companiei Amazon, care deține cel mai mare depozit de retailing din întreaga lume.
Dacă nu ești încăpățânat, vei renunța la experimente prea rapid. Și dacă nu ești flexibil, te vei da cu capul de pereți și tot nu vei vedea o soluție diferită la problema pe care încerci să o rezolvi.
Cei mai deștepți oameni își revizuiesc în mod constant felul în care înțeleg lucrurile, revenind asupra unei probleme pe care credeau că au rezolvat-o deja. Sunt deschiși către noi puncte de vedere, noi informații, noi idei, contradicții și provocări ale propriul mod de a gândi.
Dacă nemulțumești un client, el nu va povesti unor cinci prieteni, le va spune celor 5.000 de prieteni online. Așa că ne aflăm acum într-un punct în care avem toate lucrurile de care avem nevoie pentru a construi o companie importantă și de durată, iar dacă nu reușim, e vina noastră.
Să recapitulăm
Nu mai lăsa niciuna dintre aceste greșeli să se strecoare în depozitul tău. Nu-ți mai asuma riscuri inutile acordând prea multă încredere proceselor manuale.
Dacă ar trebui să pariezi pe memoria umană sau pe acuratețea unui software inteligent, pe ce ți-ai pune banii?
Dacă nu îți vine să riști bani fictivi, de ce ai risca cu profitul real al companiei sau cu propriul salariu, care poate stagna din cauza erorilor logistice apărute?
- Nu subestima importanța inovației tehnologice în eficiența livrărilor
- Grăbește semnificativ procesul de inducție a noilor lucrători
- Echivalează stocul scriptic cu cel faptic fără nici cea mai mică abatere
Primește direct pe email și mai multe idei care te vor ajuta să excelezi în carieră.
O serie de sfaturi unice, citite doar o dată pe săptămână – și toți vor observa îmbunătățirea abilităților și calităților tale de manager.
Simplu, rapid și eficient.