De ce este important să automatizezi foaia de parcurs (model de foaie de parcurs inclus)

Automatizarea operațiunilor companiei

Uitându-ne la realitatea din jurul nostru, putem spune, cu o mare probabilitate, că ne apropiem pe zi ce trece de o eră a serviciilor complet digitalizate. Pandemia a însemnat o explozie a digitalizării și odată cu ea, și a automatizării operațiunilor de afaceri. 

De ce recurg însă, mai bine de 50% dintre companiile românești, la automatizarea operațiunilor de afaceri? Merită o astfel de investiție?

Interesul tot mai mare și beneficiile oferite (pe care le vom detalia în cele ce urmează) ne arată că da, automatizarea ne ajută afacerile să prospere, în funcție de nevoile companiei. Cu atât mai mult în cazul administrării flotelor, unde ne poate ajuta să economisim resurse importante precum timp și carburanți. 

De unde încep?

Un punct bun de plecare ar fi o etapă esențială, dar și greu de controlat – foaia de parcurs. Mulți șoferi își îndeplinesc cu succes sarcinile, dar omit o parte foarte importantă în organizarea activităților – completarea și predarea în timp util a foii de parcurs.

Astfel, se pierd date importante, iar prelucrarea acestora poate dura o veșnicie. 

Parcurge articolul următor pentru a afla mai multe informații importante despre foile de parcurs automatizate, inclusiv cum poți, pas cu pas, configura astfel de foi, în etape simple și exemplificative.

Află, printre altele:

  1. 3 beneficii importante ale foilor de parcurs
  2. Cum completez o foaie de parcurs automatizată?
  3. Ce înseamnă un sistem de monitorizare prin GPS pentru afacerea mea?
  4. Ce opțiuni de automatizare am?
  5. Cum obțin un model gratuit de foaie de parcurs?

3 beneficii importante ale foilor de parcurs automatizate

Automatizarea Operațiunilor este soluția optimă prin care beneficiem de „scurtături” de drumuri în managementul flotei. Este calea către rapoartele simple și rapide și către responsabilizare utilizatorilor flotei auto. 

  • Economisești timp 

Multe proceduri interne sunt mari consumatoare de timp și resurse. În special, cele ce necesită prelucrarea manuală a datelor. O automatizare a foii de parcurs ar însemna nu doar o mare economisire de timp, cât și o simplificare considerabilă a muncii tale și a șoferilor tăi.

Veți avea mai mult timp pentru sarcini mai importante, sau pentru activități care altfel ar fi fost iar neglijate. 

  • Ai acces la rapoarte în timp real

Un sistem automatizat de prelucrare a datelor înseamnă acces la o bază de date actualizată în timp real. Informațiile astfel procesate pot fi transformate în mod simplu în rapoarte complexe, ce pot fi folosite la rândul lor pentru a înțelege ce anume lipsește în coordonarea parcului auto. Rapoartele se generează din câteva click-uri, pe o gamă variată de opțiuni.

Vei putea astfel să controlezi stilul de condus al șoferilor, să optimizezi rutele și să cunoști parametrii exacți ce cauzează irosirea timpului în realizarea activităților sau creșterea costurilor. 

  • Îți responsabilizezi șoferii

Fiind în mod constant informat de condiția vehiculelor și de statusul echipei, șoferii tăi vor fi nevoiți să fie atenți la regulile interne și să mențină autoturismul într-o condiție cât mai bună. 

Mai mult, prin înțelegerea stilului de condus personal al fiecăruia și prin monitorizarea constantă a activităților, șoferii vor dezvolta un simț al responsabilității mai acut și vor fi mai atenți la îndeplinirea adecvată a sarcinilor, precum și la deciziile luate la volan.

2. Cum completez o foaie de parcurs automatizată

Acest lucru depinde de sistemul folosit în acest scop. În Nexus GPS Tracking, sistemul de management al flotei pe bază de GPS dezvoltat pentru flotele de toate dimensiunile, etapele sunt următoarele:

  • Din pagina principală, intrăm în secțiunea Rapoarte:
Automatizare Foaie Parcurs 1
  • Din secțiunea rapoarte, alegem butonul „Foaie de Parcurs”.
Automatizare Foaie Parcurs 2
  • Selectăm data:
Automatizare Foaie Parcurs 3
  • Alegem vehiculul din grupul de vehicule dorit:
Automatizare Foaie Parcurs 4
  • Alegem, după caz, alți parametrii ce prezintă interes: Afisare Hot Spot, Opriri cu motorul pornit, Detalii opriri sau Filtrare călători:
Automatizare Foaie Parcurs 5
  • Completăm distanța și/sau timpul dorit.
Automatizare Foaia Parcurs 6
  • Alegem să vizualizăm tabelul cu toate datele aferente unei foi de parcurs sau să ne fie trimis pe e-mail:
Automatizare Foaia Parcurs 7
  • Cum va arăta foaia de parcurs:
Automatizare Foaia Parcurs 8

O foaie de parcurs automatizată este unul din avantajele unui sistem de management al flotei pe bază de tehnologie GPS și reprezintă o etapă importantă în automatizarea proceselor interne.

 Avantajele unui astfel de sistem nu se opresc însă aici. 

3. Ce înseamnă un sistem de monitorizare prin GPS pentru afacerea mea?

  1. Organizare eficientă

Comunicarea în timp real între coordonatori și șoferi permite o adaptare continuă la noi informații și la schimbări neprevăzute, luarea celor mai bune decizii, cât și o viziune de ansamblu a tuturor operațiunilor. 

  1. Siguranță sporită

Monitorizarea activității șoferilor la volan, în raport cu regulile prestabilite de condus și de asigurare a bunei funcționări a mașinii – aduce cu sine o respectare mai bună a regulilor din trafic și o scădere considerabilă a riscului de accidente. 

  1. Gestionare adecvată a consumului de combustibil 

Prin dispozitivele instalate pe mașini, știi mereu care este condiția acestora și a rezervorului de combustibil. Analizarea tendințelor în ceea ce privește irosirea carburanților va rezulta într-un timp scurt în prevenirea unor cheltuieli mari și repetitive.

  1. Întreținerea vehiculelor

Fiind mereu la curent cu starea vehiculului și având opțiunea de a seta alarme pentru a-ți aminti de plătirea taxelor și de alte necesități – vei evita cheltuielile suplimentare, amenzile, cât și orice problemă legată de funcționalitatea mașinilor flotei. 

  1. Productivitate crescută

Prin monitorizarea stilului de condus și prin identificarea șoferilor și ținerea evidenței în ceea ce privește activitatea acestora – vei reuși să îți responsabilizezi echipa, astfel încât sarcinile de lucru vor fi realizate atât în modul cel mai sigur, cât și în timpul cel mai scurt. 

  1. Bază de date complexă

Un software ce comunică cu dispozitivele GPS și cu serverul principal poate analiza și interpreta datele legate de activitatea flotei, făcându-le apoi disponibile pe o platformă accesibilă coordonatorilor. Pe baza acestora se pot realiza apoi rapoarte de activitate diverse. 

Ce opțiuni de automatizare am?

Un sistem de management al flotelor te poate ajuta nu doar în eficientizarea colectării și procesării datelor, ci și în toate activitățile agenților tăi, fie în interacțiunea acestora cu clienții, fie în ușurarea muncii sau responsabilizarea comportamentului la volan și față de regulamentul intern. 

Iar un sistem de monitorizare prin GPS adecvat îți poate aduce rezultatele dorite într-un timp scurt de timp. 

Începe chiar azi explorarea opțiunilor tale cu Nexus GPS Tracking – un sistem de monitorizare prin GPS cu o experiență în eficientizarea activității flotelor de peste 15 ani și cu o serie lungă de clienți satisfăcuți, printre care: Telekom, DB Schenker și Arabesque.

Pe lângă platforma ușor de folosit, modul de operare al software-ului Nexus GPS Tracking permite un grad înalt de personalizare – atât în ceea ce privește funcțiile și opțiunile de bază, cât și modul de întrebuințare. 

În plus, cu Nexus GPS Tracking orice preocupare legată de foile de parcurs și de alte proceduri simandicoase vor fi de prisos.

Model Foaie de Parcurs

Între timp, ai aici un model gratuit  de foaie de parcurs. Iar aici ai mai multe informații despre ce înseamnă un sistem de monitorizare prin GPS și cum te poate ajuta în coordonarea echipei tale.

Cele Mai Citite Povești De Business