Cum să scapi de grija datelor eronate despre rute și consum

Ești preocupat să-ți ușurezi munca legată de managementul flotei? Ai văzut că alte Companii au rezultate și te-ai întrebat cum poți proceda și tu?

Ai auzit probabil de diverse soluții la care au recurs acestea, dar le-ai ignorat, gândind că „Dacă a funcționat pentru dl. Xulescu nu înseamnă că va funcționa și pentru mine.” 

Frica de eșec și de a nu risipi timp și bani te-a împiedicat să cauți și să încerci soluții pentru flota ta. Tot aceasta este cauza numărul unu pentru care afacerile nu-și ating niciodată potențialul. 

Frica este, de asemenea, justificată. Vorbim la urma urmei de viitorul companiei tale. Nu poți lua decizii impulsive. De aceea, soluția este să te informezi. Să transformi reticența față de schimbare în dorința de a lua o decizie educată și de a reduce riscul investițiilor. 

Iar noi venim cu informația. Am pregătit, în cele ce urmează, idei despre cele mai ușoare moduri de a obține rezultate și despre cum să conștientizezi obstacolele pe trebuie să le elimini.

În plus, analizăm pentru tine de ce apar erori în calculele tale cu privire la consumul flotei și rutele parcurse. Până la final, vei afla câteva ponturi valoroase pe care le vei putea utiliza imediat în activitatea de management al flotei.

În acest scop, subiectele pe care le vom discuta sunt:  

1. Cauza #1 a costurilor prea mari
2. Cum găsești timp pentru ce e important?
3. Ce am invatat de la alți antreprenori?
4. Ce îți pune “bețe în roate”?
5. Este Excel solutia?
6. De ce automatizarea foii de parcurs este soluția ideală

Cauza #1 a costurilor prea mari

Dacă ar fi să te întrebăm acum care sunt lucrurile care te preocupă cel mai mult în managementul flotei, vei răspunde probabil ceva legat de rute și consum. În cele din urmă, acestea stau la baza bunei funcționări a activității flotei tale. 

Tot acestea sunt cauza principală a costurilor ridicate și a risipei de resurse precum timp și carburanți. 

Iar până în momentul de față, managementul rutelor, al consumului și al activității din teren în ansamblul său a depins cel mai probabil de o foaie de parcurs manuală completată de șoferii tăi sau în cel mai bun caz, de rapoarte de activitate întocmite în Excel.

Cum găsești timp pentru ce e important?

Timpul irosit cu o foaie manuală sau cu Excel este pe măsură. Doar gândul la ce presupune acest proces rudimentar – colectarea și centralizarea foilor de parcurs de la șoferi, verificarea acestora și depozitarea lor sau încărcarea datelor în sistem – ne provoacă migrene și ne duc cu gândul la un drum interminabil. 

Și astfel, nu putem să nu ne întrebăm: 

Dacă simpla funcționare a flotei îți ocupă atât de mult timp și îți consumă atât de multe resurse, cum vei găsi timp pentru lucrurile cu adevărat importante? 

Cum ar fi pentru strategiile de business care necesită date cât mai exacte și timp de analizare. Sau pentru a găsi modalități de a eficientiza operațiunile și a atinge rezultate care să merite tot stresul cu care vine la pachet rolul de manager.

Cu alte cuvinte – 

Dacă doar să menții flota pe linia de plutire sau la nivelul la care se află este o corvoadă, cum vei reuși vreodată să atingi excelența?

Răspunsul probabil îl intuiești deja – investiția în unelte care să-ți facă munca mai ușoară și care să-ți ofere timp pentru activități cu adevărat valoroase. 

Ce am învățat de la alți antreprenori?

Poveștile de succes ale marilor antreprenori români ne pot oferi două lecții practice în acest sens:

• Banii trebuie lăsați să circule. Investirea lor în eficientizarea afacerii este mult mai folositor companiei pe termen lung decât adunarea lor.
• Riscurile sunt necesare, însă, acestea trebuie să fie mereu bazate pe decizii educate. 

Dacă nu profiți de oportunități și trăiești cu frica de eșec, afacerea și profitul pot stagna.

Totuși, avântarea pe teritorii necunoscute fără nicio cunoaștere prealabilă înseamnă să-ți lași afacerea pe mâna destinului.

Adoptă calea de mijloc – informează-te despre oportunitățile care îți apar în cale, luând în considerare mai ales părerilor celor cu experiență în domeniul tău și adoptă strategii calculate. 

Oportunitățile și investițiile bine alese pot pune capăt problemelor pe care le-ai acceptat ca atare, cu care ai învățat să „conviețuiești” – dar fără de care atât rolul tău, cât și activitatea angajaților tăi ar fi mult mai facilă sau chiar plăcută. 

Ce îți pune “bețe în roate”?

Cel mai mare obstacol în progresul companiilor este atașamentul față de procedurile învechite și deloc convenabile, care mai mult consumă timp decât să te ajute cu adevărat. 

Cu alte cuvinte, inamicii sub acoperire ai oricărui manager de flotă sunt:

1. Încrederea acordată proceselor manuale

Metodele deprinse de la predecesori pot părea cea mai sigură variantă, dar uitându-ne în jur la cei ce excelează, eficiența la un rang înalt pare a fi posibilă exclusiv cu ajutorul tehnologiei.

Nu este deloc întâmplător că mai bine de jumătate din antreprenorii din România optează pentru automatizarea operațiunilor, iar numărul este în continuă creștere. 

2. Folosirea bazelor de date neautomatizate. 

Deși pot fi suficiente în ceea ce privește volumul de informații stocate, programele precum Excel sunt foarte limitate în prelucrarea și analizarea datelor. Iar acestea stau la baza rapoartelor de activitate care sunt mai mult decât importante pentru eficiența operațiunilor. 

3. Informațiile neactualizate și necomunicate în timp real. 

Multe informații se pierd sau se denaturează atunci când nu sunt transmise în timp real. Cea ce poate rezulta în date false despre rute și sarcini și în pierderi financiare.

În plus, o bază de date care nu se actualizează în mod automat înseamnă că nu vei putea avea niciodată informații exacte despre activitatea echipei tale, iar rapoartele sau orice acțiune ai vrea să realizezi nu va reflecta mereu nevoile reale ale companiei. 

Cât de afectat ești de lipsa automatizărilor?

1. Estimările de combustibil nu coincid cu consumul real.

Bugetul este adesea insuficient sau imprevizibil, iar costurile greu de aplanat.

2. Pierzi informații importante despre rute din cauza erorilor realizate în trecerea datelor in Excel, neatenției șoferilor în completarea foilor sau a lipsei comunicării în timp real.

Datele despre traseele efectuate de șoferi sunt esențiale pentru a înțelege felul în care își îndeplinesc aceștia sarcinile – pornind de la respectarea rutelor și a stilului de condus și până la managementul punctelor de interes.

3. Îți este greu să-ți coordonezi resursele și echipa

Pe lângă un bun control al rutelor, managementul activității echipei din teren presupune informații actualizate despre statusul șoferilor, poziția pe hartă și disponibilitatea lor în preluarea diverselor sarcinii și în realizarea deplasărilor necesare și adesea imprevizibile.

Starea vehiculelor și identificarea acestora pentru a fi asociate cu șoferi disponibili este de asemenea importantă în managementul optim al flotei.

4. Ai dificultăți în motivarea și supravegherea angajaților.

Completarea unei foi de parcurs manuale este o activitate mai puțin plăcută pentru angajații tăi, iar datele pot fi într-o mare măsură eronate atunci când sunt completate fără prea mult chef, doar doar să termine mai repede.

Iar verificarea acestora și a predării lor la timp nu este o plăcere nici pentru tine. 

Este Excel soluția?

Programul Excel este util și poate fi întrebuințat și adaptat pentru diverse activități. Cu toate acestea, el nu este o bază de date automatizată și nu te poate ajuta să monitorizezi și să-ți organizezi flota în timp real. 

Printre limitările impuse de Excel, se numără:

1. Volumul redus de foi verificate și procesate 
2. Timpul prelungit și modul de completare a foilor
3. Stocarea și organizarea ineficientă a datelor
4. Inabilitatea de a prelucra și a folosi informațiile într-un timp cât mai scurt

Înțelegem perfect stresul prin care treci zilnic și care-ți dă impresia că timpul îți scapă printre degete. Nu ești singurul care se confruntă cu astfel de situații.

Majoritatea clienților noștri “sufereau” de aceleași simptome, ca și tine, până când au înțeles care este calea de ieșire din acest impas.

De ce să faci upgrade și să optezi pentru o foaie de parcurs automatizată

1. Ai control deplin asupra vehiculelor și asupra parcursului șoferilor

Cu ajutorul unei foi de parcurs automatizate vei ști când sunt depășite vitezele, intervalele orare de utilizare a mașinii, limitele pentru staționări, zonele în care este permisă utilizarea mașinii, inclusiv consumul de carburant – oferindu-ți un raport precis și foarte detaliat.

Toate acestea pot fi setate pentru fiecare vehicul în parte sau pentru un grup de vehicule, ales de tine. Tot Foaia de Parcurs îți arată și raportul dintre consum în staționare și consum în mișcare.

2. Elimini erorile și sarcinile neplăcute

După cum am punctat, mulți șoferi își îndeplinesc cu succes sarcinile, dar omit o parte foarte importantă în organizarea activităților – completarea și predarea în timp util a foii de parcurs.

Astfel, se pierd date importante, iar prelucrarea acestora poate dura o veșnicie. În plus, multe proceduri interne sunt mari consumatoare de timp și resurse. În special, cele ce necesită prelucrarea manuală a datelor. 

O automatizare a foii de parcurs ar însemna nu doar o mare economisire de timp, cât și o simplificare considerabilă a muncii tale și a șoferilor tăi. Veți avea mai mult timp pentru sarcini mai importante sau pentru activități care altfel ar fi fost iar neglijate. 

3. Responsabilizezi șoferii

Fiind în mod constant informat de condiția vehiculelor și de statusul echipei, șoferii tăi vor fi nevoiți să fie atenți la regulile interne și să mențină autoturismul într-o condiție cât mai bună. 

Mai mult, prin înțelegerea stilului de condus personal al fiecăruia și prin monitorizarea constantă a activităților, șoferii vor dezvolta un simț al responsabilității mai acut și vor fi mai atenți la îndeplinirea adecvată a sarcinilor, precum și la deciziile luate la volan.

Ce garanție ai că automatizarea foii de parcurs îți va aduce rezultate?

Nu trebuie să ne crezi pe noi, ci trebuie să știi că cei peste 1500 de Clienți cu care lucram până azi au observat o îmbunătățire dramatică în activitatea de management al flotei și, implicit, costurile lunare cu carburantul și întreținerea au scăzut cu până la o treime din suma obișnuită. 

Foaia de parcurs automatizată este doar unul din avantajele unui sistem de management al flotei pe bază de tehnologie GPS și reprezintă o etapă importantă în automatizarea proceselor interne.

Odată implementată, nu vei mai pierde timp cu completarea formularelor sau cu convingerea șoferilor să țină o evidență constantă a vehiculelor și să completeze corect si complet foaia de parcurs.

În plus, să nu uiți că aceste îmbunătățiri îți vor aduce și reducerea costurilor cu carburantul de până la 30%, după cum am verificat deja cu clienții noștri.

Ca să treci la implementarea unei Foi de Parcurs automatizate nu necesita mare efort. Este chiar ușor. Iar în articolele viitoare îți arătăm exact cum.

Mai mult, în seria de articole pregătită pentru tine, vei afla ce presupune și ce va însemna pentru compania ta o foaie de parcurs automatizată – cât și toate informațiile de care ai nevoie pentru a înțelege mai bine beneficiile automatizărilor și a lua decizii educate în eficientizarea companiei tale.

Vrei sa fii la curent cu cele mai eficiente ponturi despre cum sa iti eficientizezi compania?

Vrei sa nu te mai doara capul si sa pierzi prea mult timp cu lucruri care sunt prea putin importante? 

Vrei sa lucrezi mai mult “la afacere”, decât “în afacere”? 

Dacă ai răspuns cu cel puțin un “Da” la întrebările de mai sus, aboneaza-te la newsletterul nostru și fii pregătit să-ți îndeplinești dorințele:

P.S. Nu uita că:

• Dacă nu profiți de oportunități și trăiești cu frica de eșec, afacerea și profitul pot stagna. Totuși, deciziile impulsive sunt de asemenea, dăunătoare. 
• Ascultă sfatul antreprenorilor de succes și adoptă calea de mijloc – informează-te despre oportunitățile care îți apar în cale, luând în considerare mai ales părerile celor cu experiență în domeniul tău și adoptă strategii calculate. 
• Gestionarea ineficientă a rutelor și a consumului sunt cauza numărul unu a costurilor ridicate
• În plus, timpul irosit cu o foaie de parcurs manuală sau cu Excel este pe măsură.
• Cele mai mari obstacole în calea performanței sunt: 

1. Încrederea acordată proceselor manuale
2. Folosirea bazelor de date neautomatizate. 
3. Informațiile neactualizate și necomunicate în timp real. 

• Programul Excel este util și poate fi întrebuințat și adaptat pentru diverse activități. Cu toate acestea, el nu este o bază de date automatizată și nu te poate ajuta să monitorizezi și să-ți organizezi flota în timp real. 
• Astfel, soluția pentru economisirea timpului și gestionarea propice a consumului și a rutelor este automatizarea operațiunilor. În lipsa automatizărilor:

1. Estimările de combustibil nu coincid cu consumul real.
2. Pierzi informații importante despre rute din cauza erorilor realizate în trecerea datelor în Excel, neatenției șoferilor în completarea foilor sau a lipsei comunicării în timp real.
3. Îți este greu să-ți coordonezi resursele și echipa
4. Ai dificultăți în motivarea și supravegherea angajaților.

• Automatizarea foii de parcurs este soluția ideală pentru flota ta, deoarece:

1. Ai control deplin asupra vehiculelor și asupra parcursului șoferilor.
2. Elimini erorile și sarcinile neplăcute.
3. Responsabilizezi șoferii.

• În plus, să nu uiți că aceste îmbunătățiri îți vor aduce și reducerea costurilor cu carburantul de până la 30%, după cum am verificat deja cu clienții noștri.