Cum să măsori kilometri personali (cu ilustrații) și de ce?

Ar fi, probabil, de prisos să îți amintim cât de importantă este gestionarea combustibilului și cât de consumatoare de timp este, fără un sistem bine pus la punct și fără a măsura kilometri personali.

Rutele planificate neadecvat sau schimbările din program, comportamentul din fața volanului (tendințele de frânare, viteza) și alte astfel de criterii constituie niște parametri care trebuie în mod constant supravegheați. 

Delimitarea kilometrilor personali de cei parcurși în scop business, însă, este la fel de importantă și, cu toate acestea, mulți manageri de flotă încă neglijează acest aspect.

Iar efectele sunt pe măsură – până la 30% din totalul de combustibil (conform calculelor realizate împreună cu partenerii noștri) poate fi irosit de către șoferi în scop personal. 

Deși gestionarea kilometrilor nu este un proces complicat când dispui de uneltele necesare, mulți optează să nu facă acest lucru din cauza întâmpinării unei „dileme” sau a unei întrebări la care nu găsesc ușor un răspuns.

Și anume – 

Mai sunt un manager cu principii dacă nu am încredere în șoferi?

Deși este benefic și admirabil să acorzi șoferilor tăi un anumit nivel de încredere și de autonomie, este important să ai în vedere că oamenii sunt imprevizibili și că nu poți investi suficient timp în evaluarea caracterului fiecărui angajat în parte.

Este dreptul tău să-ți iei măsuri de precauție pentru a diminua riscurile și cheltuielile.

Mai ales, în ceea ce privește gestionarea combustibilului și măsurarea kilometrilor personali.

Iar un regulament intern stabilit în acest scop te scapă de multe griji și asigură o coordonare eficientă pe termen lung.

În plus, odată puși în fața unui set de reguli cu repercusiuni și a unei monitorizări a activității întreprinse, șoferii tăi se vor responsabiliza considerabil și vei reuși să economisești mai mult decât te-ai fi așteptat.

Cum măsor kilometri parcurși de șoferi?

Ai putea ține o evidență rudimentară a kilometrilor – punându-i pe șoferi să își țină singuri evidența și să îi declare la un interval stabilit.

Dar neatenția și eroarea umană își vor spune cu siguranță cuvântul în ceea ce privește exactitatea sumelor.

Aceasta poate reprezenta o măsură temporară, în funcție de nevoi. Pe termen lung, însă, se poate dovedi a fi atât ineficientă, cât și foarte costisitoare în ceea ce privește timpul și productivitatea. 

Soluții eficiente există totuși și sunt pe cât se poate de accesibile.

Atât pentru gestionarea combustibilului și calcularea kilometrilor, cât și pentru organizarea activităților echipei – un sistem de management al flotei pe bază de GPS s-a dovedit a fi o investiție propice pentru un număr mare de antreprenori. 

Ce este un sistem de monitorizare prin GPS?

Un sistem de monitorizare prin GPS este, după cum sugerează și numele, un sistem care monitorizează flota auto, oferind o viziune de ansamblu asupra condiției vehiculelor, a rutelor, a activității șoferilor și a tuturor operațiunilor. Monitorizarea prin GPS se realizează prin intermediul unui dispozitiv instalat direct pe vehicul, pe un echipament sau pe o persoană. 

Cum funcționează un dispozitiv de monitorizare al vehiculelor 

  1. Dispozitivul GPS instalat pe vehicul transmite date precum locația, timpul sau viteza de deplasare serverului principal.
  2. Serverul stochează și procesează informațiile primite și le face accesibile pe o interfață sau platformă ușor de manevrat. 
  3. Responsabilul de flotă sau de echipa din teren folosește platforma pentru a analiza sau configura informațiile disponibile.

Cum țin evidența kilometrilor personali cu un sistem GPS?

  1. Setarea unui orar

Este important să stabilești în prealabil intervalul orar de lucru al fiecărui șofer. Pe baza acestuia, veți putea conveni în ce interval poate folosi mașina în scop business sau personal:

Vei putea, de asemenea, vedea orice abatere de la orar sau orice călătorie realizată în scop personal:

Kilometri-Personali-Abatere-Orar

Lucrurile nu sunt mereu însă bătute în cuie, iar un sistem de menținere a unei evidențe a kilometrilor are nevoie de o mai mare flexibilitate și posibilitate de filtrare. 

  1. Filtrarea kilometrilor prin intermediul rapoartelor 

Unul dintre avantajele majore ale unui sistem de monitorizare prin GPS este accesul la o serie variată de rapoarte, bazate pe colectarea și procesarea datelor în timp real.

Prin intermediul acestora, poți coordona mult mai ușor și eficient flota, îmbunătățind totodată nivelul de responsabilitate al angajaților.

În plus, prin rapoartele de analizare a consumului se pot realiza estimări de buget cât mai precise și se pot lua măsuri pentru eliminarea cauzelor consumului în exces.

Printre altele, cele mai folositoare rapoarte, pe care un sistem de monitorizare prin GPS le oferă în acest scop, sunt:

  •  Foaia de Parcurs Extinsă

Cu ajutorul unei foi de parcurs automatizate vei ști când sunt depășite vitezele, intervalele orare de utilizare a mașinii, limitele pentru staționări, zonele în care este permisă utilizarea mașinii, inclusiv consumul de carburant – oferindu-ți un raport precis și foarte detaliat.

Toate acestea pot fi setate pentru fiecare vehicul în parte sau pentru un grup de vehicule, ales de tine.

Tot Foaia de Parcurs îți arată și raportul dintre consumul în staționare și consumul în mișcare.

Cu alte cuvinte, acesta îți poate oferi toate uneltele necesare monitorizării consumului și poate fi, de asemenea, aplicată în cazul măsurării kilometrilor personali.

În Nexus GPS Tracking, Foaia de Parcurs Extinsă arată astfel:

  •  Sumar Flotă Extins

Un raport Sumar Flotă Extins îți oferă opțiunea de a avea un raport detaliat pentru activitatea întregii flote, pe o perioadă aleasă de tine. Ai, astfel, acces la date importante despre  kilometri parcurși, timpii de staționare cu motorul pornit/oprit, consumul de carburanți, etc. Mai mult decât atât, poți crea un raport personalizat, astfel încât să filtrezi doar informațiile de care ai nevoie.

În Nexus GPS Tracking, un raport Sumar Flotă Extins arată astfel: 

Kilometri-Personali-Sumar-Flota-Extins
  1. Delimitarea tipurilor de rută 

Planificarea unui regulament intern pentru delimitarea rutelor în scop business vs în scop personal este esențială și poate fi foarte accesibilă prin intermediul unui sistem de monitorizare prin GPS, prin:

  • declararea rutelor personale – cu ajutorul unui buton „ON/OFF” ce va fi montat pe bordul autoturismului și care va fi integrat în sistemul de monitorizare a vehiculului; 
  • folosirea unei aplicații mobile ce comunică cu dispozitivele GPS, prin intermediul cărora șoferii își vor putea declara kilometrii parcurși în scop personal: 
Kilometri-Personali-Delimitare-Ruta

Această delimitare va eficientiza procesul de stabilire și de monitorizare a rutelor atât în ceea ce privește organizarea activităților, cât și gestionarea consumului. Printre altele, aceasta va:

  • Delimita timpul folosit în scop personal de cel folosit în scop business; 
  • Ține evidența turelor șoferilor;
  • Contribui la gestionarea costurilor cauzate de kilometri parcurși în scop personal. 

Cu alte cuvinte, vei reduce costurile și vei îmbunătăți controlul asupra activităților angajaților din teren.

Cum pot acționa în continuare?

Așadar, astăzi ai aflat că:

  1. Poți economisi cu până la 30% din carburanți prin măsurarea km parcurși în scop personal.
  1. Să iei măsuri de prevenție împotriva furtului de combustibil nu este lipsit de integritate, ci este dreptul tău fundamental.
  1. Cel mai bun mod de a gestiona kilometrii este prin intermediul unui sistem de monitorizare prin GPS.
  1. Monitorizarea prin GPS se realizează prin intermediul unui dispozitiv instalat direct pe vehicul, pe un echipament sau pe o persoană, care transmite date precum locația, timpul sau viteza de deplasare serverului principal.
  1. Acesta te ajută să ții evidența kilometrilor personali prin stabilirea unui orar și realizarea unor rapoarte de abatere de la acesta, de Foaie de Parcurs Extinsă sau de Sumar Flotă Extins.

Poți trece imediat la fapte și poți începe să cauți soluția de monitorizare prin GPS  potrivită pentru tine. Află dacă aceasta este Nexus GPS Tracking, aici.

Sau te poți documenta în continuare cu privire la beneficiile unui sistem de monitorizare prin GPS, aici.

Cele Mai Citite Povești De Business