Ce înseamnă o gestionare eficientă a depozitului pentru afacerea ta

Te gândești să-ți deschizi o afacere ce presupune mult spațiu de stocare, sau deții deja una și cauți modalități de a-ți eficientiza operațiunile?

Atunci, un prim pas important în acest sens este să înțelegi ce presupune gestionarea unui depozit, de la stocarea și manipularea mărfurilor și până la coordonarea oamenilor și a activităților.

Iar întâmplarea face că acest articol urmărește întocmai să îți ofere toate informațiile necesare pentru a acționa și a-ți realiza aspirațiile. Și chiar uneltele necesare pentru a ajunge acolo unde îți dorești.

Parcurge următoarele informații pentru a-ți face o viziune de ansamblu asupra procesului de gestionare a unui depozit și asupra modului în care acesta poate fi optimizat, pornind de la:

  1. Gestionarea depozitului de la A la Z
  2. Principiile gestionării unui depozit și cum să le adopți

1. Gestionarea depozitului de la A la Z

Spre deosebire de inventariere, cu care este adesea confundată, gestionarea depozitului presupune mult mai mult decât o simplă evidență a mărfurilor. Aceasta este o suită de procese, incluzând, printre altele, și procesul organizării bunurilor și al produselor.

Coordonarea oamenilor și a operațiunilor și toate procedurile aferente intră, de asemenea, sub divizia gestionării depozitului și formează împreună un proces complex și greu de organizat în lipsa unei perspective de ansamblu și a unei bune sincronizări a tuturor operațiunilor atât în ceea ce privește procedurile interne, cât și cele externe. 

Gestionarea depozitului vs. Inventarierea

Înainte de a stabili exact ce presupune, este important să facem o comparație între gestionarea depozitului și realizarea inventarului, pentru a înțelege și a coordona mai bine procesele interne ale companiei.

CaracteristicăGestionarea depozituluiRealizarea inventarului
Gestionarea locației fizice a stocului în depozitDaNu
Evidența cantității exacte a stocului din toate depozitele și magazineleNuDa
Gestionarea comenzilor și a livrării acestora cliențilorDaDa
Gestionarea stocului dintr-o singură locațieDaNu
Rapoartele se concentrează pe:Inventarul fizicComponenta financiară a inventarului
Influența unor părți interesate, precum furnizorii sau distribuitorii asupra deciziilorMai multMai puțin

Astfel, putem observa că inventarierea face referire la gestionarea obiectelor sau a bunurilor, iar managementul depozitului la tot ce ține de gestionarea stocului – de la coordonarea operațiunilor la procesarea comenzilor și organizarea oamenilor.

Procesele principale ale gestionării depozitului

Organizarea depozitului

Procesul organizării depozitului presupune reconfigurarea tuturor operațiunilor ce țin de fluxul de lucru într-un depozit, pentru a le eficientiza și a crește productivitatea. Procesul este unul esențial, întrucât o abordare sistematică a procedurilor stă la baza unei afaceri eficiente, indiferent de natura acesteia, însă cu atât mai mult în lucrul cu mărfuri și comenzi. 

Monitorizarea stocului în timp real

Monitorizarea stocului în timp real înseamnă ținerea unei evidențe constante a cantității stocului pentru toate produsele. Iar cele mai folositoare unelte în acest sens sunt sistemele de scanare a datelor de bare sau sistemele de monitorizare pe bază de RFID.

Selecția și împachetarea

Pentru o organizare cât mai bună, activitățile de selecție și de împachetare a produselor trebuie compartimentate cât mai eficient. Optimizarea acestora reduce considerabil timpul operațional și crește productivitatea.  

Livrarea

Livrarea și distribuirea comenzilor și a produselor companiei înseamnă pregătirea documentelor necesare transportului, a listelor cu comenzi, precum și alte acte necesare unei bune funcționări.

Partea logistică și documentația reprezintă, de asemenea, o parte importantă a organizării depozitului, iar un sistem de coordonare trebuie să aibă în vedere astfel de necesități și să le adreseze pe o cale cât mai eficientă. 

Realizarea rapoartelor

În vederea unei organizări propice, o viziune de ansamblu asupra condiției depozitului, a produselor, a sarcinilor și a operațiunilor este cea mai bună modalitate prin care poți deține controlul activităților și asigura un ritm constant, precum și soluționarea oricăror probleme într-un timp cât mai scurt.

O astfel de viziune are nevoie de o bază de date centralizată și de posibilitatea de a interpreta și analiza informațiile. Sistemele interne automatizate de procesare a datelor oferă, în cele mai multe cazuri, opțiunea de a realiza rapoarte de activitate și de inventar diverse și complexe.

Activitatea de coordonare devine astfel facilă. 

Procesele externe ale gestionării depozitului

Odată ieșite din zona de depozitare, produsele și comenzile necesită în continuare coordonare: 

  1. Managementul zonei de împachetare

Împachetarea ușoară și rapidă a coletelor este esențială pentru o funcționare eficientă a depozitului. Este importantă folosirea, în acest scop, a identificatorilor de produs precum numerele SKU, etichetele cu informații despre produs sau codurile de bare. Asigură-te, de asemenea că stocul este mereu plin și că etapele pregătirii comenzilor sunt atent monitorizate.

  1. Managementul zonei de pregătire a livrărilor

Trebuie să ai în vedere și pregătirea unei zone bine organizate unde pachetele gata de livrat pot fi încărcate de îndată în mașini, astfel încât șoferii să nu aibă de așteptat și să nu se încurce în pachete. Și astfel încât comenzile să fie livrate în timp util. 

  1. Monitorizarea livrărilor

Un aspect important în managementul depozitului este monitorizarea pachetelor odată ce au fost date pe mâna șoferilor. Transmiterea informațiilor în timp real despre procesul de livrare va reduce considerabil timpul pierdut pe comunicări ineficiente între șoferi și coordonatori și va asigura livrări punctuale, precum și posibilitatea de a rezolva problemele într-un timp scurt.

  1. Documentarea transportului și a comenzilor

Detaliile produselor livrate, rutele și destinațiile sunt informații importante, ce necesită menținerea unei evidențe și  a căror monitorizare va însemna o îmbunătățire a timpului de lucru utilizat și o precizie mai mare în livrări și în alegerea rutelor. Iar în cazul în care lucrați direct cu o flotă sau sunteți implicați în procesul de coordonare al acesteia – cea mai eficientă cale de a o coordona este prin intermediul unui sistem de monitorizare auto, despre care puteți afla mai multe, aici. Cu un astfel de sistem, evidența stocului aflat în tranzit și toate activitățile logistice legate de transport vor fi ușor de manevrat și de organizat.

2.  Principiile gestionării unui depozit și cum să le adopți

Cunoaște-ți afacerea. Este important să înțelegi nevoile companiei tale pentru a putea asigura un depozit adecvat. Pune-ți întrebări de genul: „Au clienții mei cerințe speciale cu privire la transport?”, „Am nevoie de spațiu de depozitare specializat?”, „Cum pot să folosesc spațiul, angajații și echipamentul într-un mod eficient?”- iar apoi găsește soluții pentru a implementa tot ce ai nevoie. 

Fii în control. Asigură un control cât mai cuprinzător pentru tot ce ține de managementul depozitului – activitățile angajaților, echipamentul folosit, comenzile și inventarul. În calitate de manager de depozit, trebuie să monitorizezi toate procesele de lucru, astfel încât să fii mereu pregătit pentru orice situație și pentru a asigura controlul calității serviciilor oferite și îndeplinirea adecvată a sarcinilor. 

Fii flexibil, dar consecvent. Situațiile imprevizibile sunt greu de evitat, iar problemele precum vremea rea sau drumurile blocate pot întârzia livrările sau chiar da peste cap operațiunile. Astfel, este esențial să ai planuri de rezervă și să fii pregătit să te adaptezi oricărei situații – urmărește mereu să-ți îndeplinești angajamentele față de clienți la timp, fără a compromite în vreun fel standardele de calitate pe care aspiri să le oferi. Nu te sfii să îți optimizezi operațiunile și să automatizezi procesele – un flux de lucru mai controlat va reduce considerabil frecvența situațiilor imprevizibile.

Axează-te pe client. Păstrarea calității serviciillor de-a lungul interacțiunii cu clienții este cel mai important lucru pentru orice afacere, iar un bun management al depozitului va contribui considerabil la asigurarea unor standarde, ce va duce în timp la creșterea nivelului de încredere acordat brandului pe piață. Astfel că, în cazul în care nu ai făcut-o deja, te poți gândi serios la avantajele unui sistem CRM pentru a gestiona interacțiunea cu clienții într-un mod cât mai eficient și a-ți organiza echipa cât  mai simplu.

De altfel, livrările la timp și în condiții foarte bune a comenzilor ar trebui să fie mereu o prioritatea pentru afacerea ta, motiv pentru care un sistem de monitorizare a flotei te poate ajuta să obții performanțele de calitate dorite, reducând totodată costurile de întreținere. 

Cu alte cuvinte

  1. Inventarierea face referire la gestionarea obiectelor sau a bunurilor, iar managementul depozitului, la tot ce ține de gestionarea stocului – de la coordonarea operațiunilor la procesarea comenzilor și organizarea oamenilor.
  1. Procesele principale ale gestionării proceselor sunt organizarea depozitului, monitorizarea stocului în timp real, selecția și împachetarea, livrarea, realizarea rapoartelor. 
  1. Procesele externe sunt managementul zonei de împachetare, managementul zonei de pregătire a livrărilor, monitorizarea livrărilor și documentarea transportului și a comenzilor.
  1. Cele 4 principii esențiale pentru coordonarea unui depozit sunt:
  • Cunoașterea afacerii și autoevaluarea
  • Controlul operațiunilor
  • Flexibilitatea proceselor
  • Grija față de client
  1. Sistemele automatizate de coordonare a afacerii îți pot ușura considerabil munca, fie că vorbim de un sistem de monitorizare pentru vehicule și livrări, fie că vorbim de un sistem CRM pentru evidența vânzărilor și coordonarea relațiilor cu clienții. 

La finalul zilei, succesul în orice demers business constă în documentarea și luarea unor decizii educate, cu un nivel de risc cât mai scăzut. 

Iar aici găsești informații relevante pentru managementul companiei tale și te poți informa cu privire la cele mai potrivite soluții pentru problemele tale.


Cele Mai Citite Povești De Business